Démarches et infos

Tout organisateur d'une manifestation doit introduire une demande et transmettre le dossier sécurité "organisation d'évènements" complété par l'organisateur (comité, association, asbl, personne physique, société, etc), à l'administration communale 60 jours calendrier avant l'évènement.

Procédure

La demande, le dossier sécurité et ses annexes sont à remettre à l'administration communale (du lieu de l'évènement), soit par mail, soit par courrier postal, au minimum 60 jours avant l'évènement.

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📭 Administration communale - Autorisation d'évènements - Rue du Château, 5 - 6820 Florenville

Dès réception des documents à la commune, notre service affecté aux manifestations transfère le dossier complet à la Zone de secours Luxembourg et la Zone de Police de Gaume pour avis.

Le dossier fait ensuite l’objet d’une approbation ou d’un refus auprès du Collège communal ou du Bourgmestre, selon le cas.

L’organisateur reçoit dans les plus brefs délais la décision du Collège communal ou du Bourgmestre sur la manifestation.

Dossier sécurité "Organisation d'évènements" pdf

Dossier sécurité "Organisation d'évènements" word

Quelles manifestations?

Quelle que soit la manifestation: sportive, culturelle, évènementielle, concours de cartes ou autre, salon et/ou marchés (peu importe le thème) qui est ouverte à tout public (sans invitation personnelle).

Que cette manifestation se déroule sur terrain public ou sur terrain privé.

Qui doit remplir un dossier sécurité?

Toute personne qui organise un évènement sur le domaine public ou sur le domaine privé, avec un accès tout public à cet évènement. Organisateur (comité, association, asbl, personne physique, société, etc).

Les évènements privés (non accessible à tout le monde) sur propriété privée son dispensés du dossier sécurité.

👉 Procédure d'analyse d'un évènement en lieu clos et couvert

👉 Procédure d'analyse d'un évènement plein air

Evènement public vs évènement privé ?

Un évènement privé est un évènement dont l’entrée est conditionnée par une invitation et pour lequel aucune publicité ne peut être faite, l’organisateur doit pouvoir justifier d’un lien personnel et individuel avec ses invités (ex : mariage, réunion familiale, etc).

Un événement public est, par contre, un évènement où l'organisateur peut réclamer un droit d'entrée et réaliser de la publicité. Il n'y a aucun lien personnel et individuel entre l'organisateur et le public. Exemple : bal, concert, …

Pourquoi un dossier sécurité?

Le dossier de sécurité est un outil de travail établi par la Province de Luxembourg, qui analyse tous les évènements de la Province et qui va permettre aux autorités de savoir qui organise, comment va se dérouler l’accueil du public et quelles mesures de sécurité vous avez pris pour que tout se déroule paisiblement. Les renseignements repris dans ce dossier permettront de mettre en place des mesures de sécurité préventives pour éviter les risques que vous ou vos participants pourraient subir et permettre une meilleure gestion en cas de problèmes rencontrés.

Pourquoi 60 jours?

Le dossier, une fois réceptionné, sera transmis aux différentes disciplines (Zone de secours, zone de police, DNF, etc) pour une analyse au niveau sécurité.

Après cette analyse, les différentes disciplines retournent leurs impositions à l'administration communale afin de permettre au collège de se prononcer sur l'approbation ou non de l'évènement.

A la suite du collège, la décision vous sera transmise avec les éventuelles impositions relatives à l'organisation de votre évènement.

Organisateur et responsable sécurité: quelle différence?

• L'organisateur est le responsable de l'association, du comité, du club, la personne physique, ... qui crée l'évènement.

L'organisateur veillera à ce que ses co-organisateurs remplissent correctement le dossier sécurité dans le délai imposé.

• Le responsable sécurité est la personne qui va gérer l'aspect sécurité durant toute la manifestation. Il sera l'interlocuteur privilégié avec les différentes disciplines (zone de secours, zone de police, DNF, etc) et l'administration

Il est préférable que l'organisateur et le responsable sécurité soient deux personnes différentes. En effet, de par les différentes tâches qu'il aura à accomplir lors de l'évènement, il sera compliqué pour l'organisateur de veiller à l'aspect sécurité lors de la manifestation.

Assurance?

En tant qu'organisateur, votre responsabilité peut être engagée pour les dommages qui surviendraient pendant l'évènement. Il est donc opportun d'assurer votre responsabilité par le biais d'une RC organisateur ou RC évènement dont l'objectif est d'offrir une protection financière lorsque des dommages matériels ou physiques doivent être indemnisés suite à une faute ou une négligence de l'organisateur.

💡 Les comités de fête, de quartier et/ou autres petites associations peuvent obtenir auprès de la Province de Luxembourg une assurance volontariat gratuite.

Cette assurance couvre la responsabilité civile, la protection juridique, les accidents corporels et le décès.

Cette assurance ne remplace pas l'assurance annuelle des membres et bénévoles auprès des associations d'une certaine importance, mais peut être utilisée pour les activités où il est fait appel occasionnellement à des bénévoles supplémentaires.

⚠ La demande doit être introduite au plus tard 7 semaines avant le début d’une ou des activité(s) projetée(s).

Pour en savoir plus sur les conditions d'octroi de cette couverture d'assurance 👉www.province.luxembourg.be/travailler/volontariat👈

Autres infos utiles:

Règlement général de police - Zone de Police de Gaume

Dossier sécurité "Organisation d'évènements" pdf

Dossier sécurité "Organisation d'évènements" word

ℹ Les règles relatives à l'organisation des matchs de football sont reprises dans la loi football qui reprend les obligations tant pour les organisateurs que pour le public et s'applique à tous les matches de football tant nationaux qu'internationaux. Plus d'infos 👉ici👈