Démarches et infos

Nouvelle procédure de gestion des événements à Florenville

La Ville de Florenville met à jour sa procédure de gestion des événements organisés sur le territoire communal. Cette adaptation fait suite aux recommandations du cabinet du Gouverneur et aux précisions issues de leur plateforme de formation, visant à mieux distinguer entre déclaration et demande d’autorisation avec dossier de sécurité.

📜 Cadre réglementaire

Conformément aux articles 33 et 34 du Règlement Général de Police :

• Article 33 : tout événement se déroulant en plein air (sur la voie publique ou sous chapiteau non entièrement clos et couvert) nécessite une autorisation du Bourgmestre, à solliciter au plus tard 60 jours avant l’événement. Cette demande peut inclure un dossier de sécurité selon les cas.
• Article 34 : tout événement en lieu clos et couvert (ex. : salle communale, hall sportif, etc.) doit faire l’objet d’une déclaration auprès du Bourgmestre, également dans un délai de 60 jours, sans obligation de dossier de sécurité sauf circonstances spécifiques.

🗂️ Différence entre les deux procédures

✅ Événement en plein air

• Obligation : Autorisation du Bourgmestre
• Procédure :
  • Déclaration via formulaire ➡️ analyse par le service PlanU ➡️ possibilité de dossier de sécurité, avis disciplinaires ou réunion CAE ➡️ décision de l’autorité.
  • Voir le 👉 schéma d’analyse d’un événement en plein air 👈

✅ Événement en lieu clos et couvert

• Obligation : Déclaration simple au Bourgmestre
• Procédure :
  • Déclaration ➡️ analyse ➡️ si nécessaire, complément d'information ➡️ décision et mesures éventuelles.
  • Voir le 👉 schéma d’analyse d’un événement en lieu clos et couvert 👈

⚠️ Cas particuliers à ne pas négliger

• Un événement privé (sur invitation) peut tout de même nécessiter une déclaration, s’il impacte le domaine public (ex. : bruit, circulation, accès, parking...).
• Dans tous les cas, la Ville évalue chaque dossier selon les risques pour la sécurité, la tranquillité publique, l’ordre ou l’accessibilité.

ℹ️ Informations et formulaire

Pour plus de clarté, une FAQ très complète est disponible sur le site du Gouverneur du Luxembourg :
👉 https://gouverneur-luxembourg.be/declarer-un-evenement/

Le service Evènements/PlanU reste à votre disposition pour tout complément :
📧 christophe.bailly@florenville.be
📞 061/32.51.74

📭 Administration communale - Evènements/PlanU - Rue du Château, 5 - 6820 Florenville

🌐 Déclaration d'évènement version web

ℹ️ Evènement public vs évènement privé ?

Un évènement privé est un évènement dont l’entrée est conditionnée par une invitation et pour lequel aucune publicité ne peut être faite, l’organisateur doit pouvoir justifier d’un lien personnel et individuel avec ses invités (ex : mariage, réunion familiale, etc).

Un événement public est, par contre, un évènement où l'organisateur peut réclamer un droit d'entrée et réaliser de la publicité. Il n'y a aucun lien personnel et individuel entre l'organisateur et le public. Exemple : bal, concert, …

ℹ️ Pourquoi un dossier sécurité?

Le dossier de sécurité est un outil de travail établi par la Province de Luxembourg, qui analyse tous les évènements de la Province et qui va permettre aux autorités de savoir qui organise, comment va se dérouler l’accueil du public et quelles mesures de sécurité vous avez pris pour que tout se déroule paisiblement. Les renseignements repris dans ce dossier permettront de mettre en place des mesures de sécurité préventives pour éviter les risques que vous ou vos participants pourraient subir et permettre une meilleure gestion en cas de problèmes rencontrés.

ℹ️ Pourquoi 60 jours?

Le dossier, une fois réceptionné, sera transmis aux différentes disciplines (Zone de secours, zone de police, DNF, etc) pour une analyse au niveau sécurité.

Après cette analyse, les différentes disciplines retournent leurs impositions à l'administration communale afin de permettre au collège de se prononcer sur l'approbation ou non de l'évènement.

A la suite du collège, la décision vous sera transmise avec les éventuelles impositions relatives à l'organisation de votre évènement.

ℹ️ Organisateur et responsable sécurité: quelle différence?

• L'organisateur est le responsable de l'association, du comité, du club, la personne physique, ... qui crée l'évènement.

L'organisateur veillera à ce que ses co-organisateurs remplissent correctement le dossier sécurité dans le délai imposé.

• Le responsable sécurité est la personne qui va gérer l'aspect sécurité durant toute la manifestation. Il sera l'interlocuteur privilégié avec les différentes disciplines (zone de secours, zone de police, DNF, etc) et l'administration

Il est préférable que l'organisateur et le responsable sécurité soient deux personnes différentes. En effet, de par les différentes tâches qu'il aura à accomplir lors de l'évènement, il sera compliqué pour l'organisateur de veiller à l'aspect sécurité lors de la manifestation.

Assurance?

En tant qu'organisateur, votre responsabilité peut être engagée pour les dommages qui surviendraient pendant l'évènement. Il est donc opportun d'assurer votre responsabilité par le biais d'une RC organisateur ou RC évènement dont l'objectif est d'offrir une protection financière lorsque des dommages matériels ou physiques doivent être indemnisés suite à une faute ou une négligence de l'organisateur.

💡 Les comités de fête, de quartier et/ou autres petites associations peuvent obtenir auprès de la Province de Luxembourg une assurance volontariat gratuite.

Cette assurance couvre la responsabilité civile, la protection juridique, les accidents corporels et le décès.

Cette assurance ne remplace pas l'assurance annuelle des membres et bénévoles auprès des associations d'une certaine importance, mais peut être utilisée pour les activités où il est fait appel occasionnellement à des bénévoles supplémentaires.

⚠ La demande doit être introduite au plus tard 7 semaines avant le début d’une ou des activité(s) projetée(s).

Pour en savoir plus sur les conditions d'octroi de cette couverture d'assurance 👉www.province.luxembourg.be/travailler/volontariat👈

ℹ️ Autres infos utiles:

Règlement général de police - Zone de Police de Gaume

ℹ Les règles relatives à l'organisation des matchs de football sont reprises dans la loi football qui reprend les obligations tant pour les organisateurs que pour le public et s'applique à tous les matches de football tant nationaux qu'internationaux. Plus d'infos 👉ici👈